Guia completo de aplicativos para comunicação em grupo

A comunicação clara e eficaz tornou-se especialmente importante à medida que as equipes se tornam cada vez mais dispersas geograficamente em escritórios e locais de trabalho remotos, como locais de trabalho compartilhados e home-office. É aí que os aplicativos de comunicação em grupo podem ajudar. Seja gerenciando equipes remotas ou coordenando projetos entre departamentos, essas ferramentas unem perfeitamente as pessoas e o trabalho que elas fazem juntas. 

Neste guia completo, exploraremos a importância de selecionar aplicativos de comunicação em grupo para empresas modernas, os principais recursos a serem considerados e como o pacote de aplicativos do Zoom se destaca no suporte ao trabalho em equipe. 

Embora alguns aplicativos de trabalho ofereçam apenas um método de comunicação, como mensagens instantâneas, os aplicativos de comunicação em grupo oferecem várias maneiras para os membros da equipe interagirem e se comunicarem em uma única solução, incluindo mensagens, e-mail, telefone, SMS em grupo, videoconferência, compartilhamento de arquivos e um diretório de contatos de toda a organização.

Juntos, os aplicativos de grupo facilitam as conexões entre os locais de trabalho e permitem que os membros da equipe compartilhem facilmente ideias, atualizações e arquivos. Além disso, quando os integrantes da equipe podem se comunicar em tempo real, eles conseguem resolver problemas rapidamente e tomar decisões mais rapidez. Esse imediatismo ajuda a eliminar os gargalos que muitas vezes surgem em função das respostas atrasadas, ajudando as equipes a manter o ritmo dos projetos.

Em ambientes de trabalho distribuídos, onde as equipes podem estar espalhadas por diferentes fusos horários e locais, a função dos aplicativos de comunicação em grupo se torna ainda mais importante. Os aplicativos de grupo do Zoom são projetados para oferecer suporte à colaboração remota e no escritório, permitindo que as equipes mantenham um alto nível de envolvimento, independentemente de sua localização e da distância física. 

Seja por meio de chamadas por vídeo programadas ou mensagens espontâneas de chat em grupo, os membros da equipe podem usar o Zoom para se conectar e se comunicar de forma eficaz, promovendo uma cultura de colaboração e inovação. Investir nos melhores aplicativos de grupo ajuda a garantir que sua equipe permaneça conectada e produtiva, não importa onde ela esteja.

Para ajudar sua equipe a se manter conectada e produtiva, é importante procurar aplicativos de grupo que sejam fáceis de usar, acessíveis, seguros e confiáveis.

Interface intuitiva e facilidade de uso

Procure soluções para comunicação em grupo projetadas tendo a simplicidade em mente, permitindo que pessoas de todas as formações técnicas alternem facilmente entre diferentes aplicativos. Na Zoom, nosso foco na usabilidade significa que sua equipe pode passar menos tempo lidando com recursos complexos e mais tempo tendo conversas importantes.

Plataforma multifuncional acessível

Outra consideração é a capacidade de acessar todos os aplicativos de grupo de trabalho em uma única plataforma. Por exemplo, o Zoom combina videoconferência, mensagens, telefone, compartilhamento de arquivos e muito mais em uma única plataforma de trabalho, criando um ambiente coeso que aumenta a produtividade. A acessibilidade do Zoom também se estende para fora da sua organização, facilitando a comunicação entre contatos internos e externos, usando os mesmos aplicativos. 

Essa abordagem multifuncional elimina a necessidade de alternar entre vários aplicativos, simplificando os fluxos de trabalho e permitindo que as equipes se concentrem no trabalho conjunto para atingir metas compartilhadas. 

Recursos de segurança e proteção de dados

A segurança de suas comunicações é a prioridade. Procure aplicativos de grupo que incorporem protocolos de criptografia avançados, medidas de segurança robustas e configurações de controle de acesso para proteger informações confidenciais. Não importa se você está organizando uma reunião de equipe regularmente ou uma importante chamada para fechar novos negócios, com o Zoom, você pode confiar que seus dados estão protegidos com os padrões de segurança líderes do setor. Esse compromisso com a segurança não apenas promove a confiança dentro da sua equipe, mas também tranquiliza os clientes e consumidores de que suas informações estão em boas mãos.

Confiabilidade e tempo de atividade da plataforma

Quando você depende de aplicativos como videoconferência, telefone e mensagens para tudo, desde reuniões diárias até chamadas com os clientes, qualquer tempo de inatividade pode resultar em impactos comerciais significativos e relacionamentos profissionais prejudicados. A excepcional confiabilidade da plataforma Zoom e o tempo de atividade de 99,999% de acordo com o Contrato de nível de serviço (SLA) para o telefone fazem dela uma pedra angular para a comunicação empresarial moderna, ajudando as equipes a se conectarem sem problemas sempre que necessário.

Os produtos de comunicação e colaboração da Zoom trabalham juntos perfeitamente no aplicativo Zoom Workplace, facilitando a conexão das equipes e a realização de mais tarefas. As equipes podem trabalhar de qualquer local, fazendo login no aplicativo Zoom Workplace para computador e no aplicativo para dispositivo móvel ou no portal web do Zoom. Além disso, o Zoom é uma plataforma de trabalho centrada em IA. O Zoom AI Companion* 2.0 descobre informações importantes em todos os seus aplicativos Zoom, ajudando você a priorizar o que é mais importante e transformando cada interação em ação para ajudá-lo a voar durante o seu dia.

Zoom Meetings: Solução de videoconferência para reuniões virtuais de alta qualidade em tempo real. 

Zoom Phone: um sistema de telefonia VoIP moderno e fácil de usar para organizações de todos os portes.

Zoom Team Chat: um aplicativo de mensagens instantâneas para conversar com indivíduos, equipes, canais e contatos externos.

Zoom Mail e Calendário: Conecte as suas contas de e-mail de provedores de terceiros ao aplicativo Zoom Workplace para que possa usar seu serviço de e-mail e calendário existente junto com os outros aplicativos de grupo de trabalho em um só lugar.

Zoom Scheduler: um agendador de compromissos on-line que facilita o compartilhamento de sua disponibilidade e a marcação de compromissos com pessoas externas à sua organização.

Zoom Rooms: o Zoom Rooms aprimora as reuniões em salas de conferência, permitindo que participantes presenciais e remotos interajam em tempo real. Totalmente integrado ao aplicativo Zoom Workplace, o Zoom Rooms simplifica o início de uma reunião e o compartilhamento de documentos do Zoom, quadros de compartilhamento e outros conteúdos na tela.

Aplicativos de produtividade: além das ferramentas de comunicação, o Zoom oferece soluções que tornam seu dia de trabalho mais produtivo, economizando tempo, estimulando a criatividade e simplificando os fluxos de trabalho. Esses aplicativos incluem o Zoom Docs, o Zoom Whiteboards, o Zoom Clips, o Zoom Surveys e o Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: explore milhares de Zoom Apps e integrações prontos para serem usados ampliando o poder do Zoom Workplace.

Confira estas histórias de sucesso sobre como os clientes usam os aplicativos do Zoom Workplace em conjunto para ajudar as equipes a se comunicarem e trabalharem durante o dia.

A Lake|Flato Architects economiza 100 horas por semana ao consolidar suas atividades no Zoom Workplace

A Lake|Flato Architects implementou um pacote abrangente de produtos Zoom para dar suporte à sua equipe híbrida, com cada solução trabalhando em conjunto perfeitamente. A empresa converteu todas as salas de conferência em Zoom Rooms com dois monitores - um para compartilhamento de conteúdo e outro dedicado a mostrar os participantes remotos, ajudando todos a se sentirem igualmente incluídos, independentemente da localização. "Quando exibimos um modelo de análise de energia ou uma planta baixa na tela, todos na sala podem vê-lo porque a tela está bem na frente deles. Porém, o mais importante é que os participantes remotos estão sempre presentes na segunda tela dedicada", disse Dan Stine, Diretor de Tecnologia de Design da Lake|Flato.

A equipe usa o Zoom Whiteboard diariamente para fazer apresentações aos clientes e colaborar com consultores, usando recursos como votação, anotações e esboços, além de usar os recursos do AI Companion para ajudar na preparação da apresentação. Eles integraram o Zoom Phone para simplificar a comunicação, o que evita automaticamente interrupções das chamadas durante as reuniões e fornece transcrições úteis do correio de voz para uma triagem rápida. Além disso, a empresa usa o AI Companion para aumentar a produtividade por meio de resumos da reunião automatizados e da funcionalidade "atualize-me", economizando até oito horas por semana dos membros da equipe em tarefas relacionadas a reuniões. Leia o estudo de caso.

A TOX PRESSOTECHNIK conseguiu um aumento de eficiência global com o Zoom

A TOX PRESSOTECHNIK, líder global em fabricação tem 1.500 funcionários em 40 países. Ela transformou seu sistema de comunicação fragmentado implementando o Zoom Workplace como sua solução unificada. A empresa usa vários produtos Zoom, sendo o Zoom Phone seu principal sistema de telefonia baseado em nuvem. Ele se integra perfeitamente à sua plataforma Salesforce, permitindo que os funcionários façam chamadas, documentem conversas e gerenciem as informações dos clientes em um só lugar. 

Juntamente com o Zoom Phone, eles usam o Meetings, o Team Chat e o Whiteboard para permitir a colaboração em tempo real entre os membros da equipe. A plataforma de trabalho multifuncional da Zoom melhorou significativamente a colaboração global. Os funcionários da TOX experimentam uma acessibilidade mais fácil aos colegas, tempos de coordenação mais curtos e planejamento de reuniões mais eficiente, especialmente para equipes que trabalham além das fronteiras nacionais. Leia o estudo de caso.