Så skapar du den perfekta miljön för hybridarbete med Zoom

Nu när arbetet sker överallt, från matbord till kaféer och hotellrum, har vårt sätt att se på kontoret förändrats. Det är inte längre en bestämd plats med traditionella bås och konferensrum där medarbetarna måste stämpla in sig för sina åtta timmars arbete varje dag, fem dagar i veckan. Det är snarare en flexibel, hybrid arbetsmiljö för samarbete och anslutning.

Allt fler medarbetare återvänder till kontoret i viss utsträckning men har flexibiliteten att arbeta på distans ibland. I en forskningsrapport från 2024, som beställdes av Zoom och utfördes av Reworked Insights, sade 64 % av ledarna att deras organisation håller på att implementera en hybridmodell, och 82 % sade att de planerar att göra arbetsplatsen mer flexibel under de kommande två åren.

En sådan flexibilitet erbjuder det bästa av två världar för många medarbetare, men en hybridarbetsmodell medför utmaningar för arbetsplats- och anläggningspersonal. Du måste trots allt hitta ett sätt att erbjuda bästa möjliga upplevelse för alla medarbetare, vare sig de är på kontoret fem dagar i veckan, jobbar hemifrån på halvtid eller alltid jobbar på distans. 

På Zoom vet vi hur svårt det kan vara att bygga upp en effektiv hybridarbetsmiljö – vi har upplevt det själva. Våra kontor är ett bra exempel på hur vem som helst kan använda vår teknik för att skapa en effektiv hybrid arbetsplats som främjar anslutning, samarbete och förtroende bland utspridda team. De fungerar som hubbar där vi lär känna varandra, arbetar tillsammans och använder de produkter vi skapar så att vi kan göra dem bättre. 

Genom att anamma en hybrid arbetsmiljö kan vi tillsammans förbättra vår egen teknik, fortsätta att vara innovativa och stödja våra globala kunder med lösningar som bidrar till att definiera den hybrida arbetsupplevelsen.

Om du står inför utmaningarna med att skapa en framgångsrik hybridarbetsplats som verkligen uppfyller dina medarbetares behov, har vi några tips och strategier som du kan använda.

Det finns fördelar med distansarbete, som att kunna hitta och anställa de bästa talangerna oavsett var de befinner sig och att stödja kollegor med olika behov och förmågor.Vi förstår också fördelarna med att träffas personligen: spontana samtal, teambuilding och sociala upplevelser.

Vår teknik sammanför människor oavsett var de jobbar, med hjälp av teamchatt, telefon, videomöten, e-post och kalender, whiteboard, virtuella arbetsytor och verktyg för medarbetarengagemang som bidrar till att skapa kontakter mellan människor på kontoret och i den utspridda arbetsstyrkan. 

I denna nya värld av hybridarbete ser vi ett behov av att göra möten mer jämlika och inkluderande. Distansmedarbetare vill inte ha en andra klassens upplevelse, som att inte kunna se alla i konferensrummet eller inte kunna delta i spontana konversationer. Medarbetare på kontoret vill kunna gå med i möten lika snabbt och smidigt som de är vana vid att göra hemma. De vill att tekniken helt enkelt ska fungera, utan att behöva oroa sig för kablar och anslutningar som det krävs en AV-specialist för att reda ut.

”Eftersom jag bor på landsbygden i England har det alltid varit svårt att ta sig till kontoret i London för våra personliga teammöten”, säger Ash Thornley-Davies, som är kundansvarig inom hälso- och sjukvård på Zoom och jobbar på distans. ”Tidigare innebar det att man kände sig lite utanför – som en åskådare på en skärm medan samtalet pågick i rummet.”

Zoom Rooms ger alla en enklare och mer jämlik upplevelse av hybridmöten, oavsett var de ansluter från. Arbetsplatsteam som skapar mer flexibla kontor förstår hur enkelt det är att införa HD-videosamarbete i alla utrymmen, från ett litet huddle-utrymme för två till tre personer till ett stort styrelserum eller en hel sal. 

För medarbetare på kontoret är det så enkelt som att boka ett rum och delta i ett möte med sin telefon eller bärbara dator. 

”Det är enkelheten med det hela som gör det till en så positiv upplevelse”, säger Jeff Harling, som är chef för digital support och baserad på Zooms kontor i Denver. ”Du trycker bara på en knapp, och så är det klart! Det är också enkelt att dela sin skärm. Det är verkligen praktiskt med sådan enkelhet när jag har möte med hela mitt team samtidigt, eftersom det består av personer som sitter precis bredvid mig på kontoret och andra som är utspridda över hela världen.”

Smarta namntaggar för video, en av våra senaste Zoom Rooms-innovationer, utnyttjar AI för att applicera namn på personer i Zoom Room-videon, medan smarta namntaggar för röst kan framhäva talaren i rummet. Detta gör det lättare för andra deltagare att veta vem som är i rummet och vem som talar.

När båda är aktiverade kan den resulterande talartaggen användas för att tillhandahålla tillskrivning i mötesrelaterade funktioner som undertexter, avskrifter och mötessammanfattningar. Att aktivera den här funktionen på kontonivå och uppmuntra medarbetare att registrera sig för automatiska smarta namntaggar gör att alla Zoom Rooms-deltagare kan identifieras, vilket bidrar till att göra möten mer inkluderande och produktiva.

Och med Zoom Rooms Intelligent Director får distansmedarbetare en bättre överblick över sina kollegor på kontoret när de sitter i större utrymmen, så att den ökända smala ”gångvyn” som är så vanlig i konferensrum kan undvikas. Intelligent Director använder flera kameror och AI-teknik för att avgöra den bästa vinkeln för att visa upp till 16 personer i ett Zoom-rum.

”Jag kan se alla och deras verkliga ansiktsuttryck när vi pratar med varandra. Det får mig äntligen att känna det som att jag befinner mig i samma rum som mitt team”, säger Ash. ”Jag må vara långt borta geografiskt, men jag är ändå med där på kontoret i London.”

Lösningar från hårdvarupartners kan även främja inkludering. Logitech Sight, en Zoom-certifierad hårdvarulösning, förbättrar mötesrum genom parkoppling med en kamera längst fram i rummet för att ge en upplevelse som påminner om möten med webbkamera i hemmet. Med Smart Switching, som finns tillgängligt nu i offentlig betaversion av CollabOS 1.13, flyttar Sight automatiskt kameraströmmen mellan kamerorna längst fram i rummet och i mitten av bordet, baserat på åt vilket håll deltagaren är vänd. 

En hybridupplevelse av hög kvalitet är en förutsättning för flertalet viktiga möten med toppkunder och ansvariga. Att ha de senaste AI-drivna innovationerna, som intelligent director och smarta namnskyltar i styrelserummet, kan bana väg för ett mer fängslande, engagerande och dynamiskt sätt att hålla möten, så att alla styrelseledamöter och ledare kan ses och kännas igen tydligt.

Medarbetare som kommer till kontoret vill göra det av goda skäl. De vill använda sin tid på kontoret till aktiviteter som fungerar bättre när de träffas personligen – träffa kunder, hålla brainstormingmöten, samarbeta på projekt eller lära känna sitt team på lunchen. 

Om medarbetarna ska göra sig besväret att åka hemifrån, ta sig igenom trafiken och hitta parkering vill de att deras tid ska användas väl, utan att behöva oroa sig för logistiken.

”Medarbetarna vill ha en tydlig bild av vad de kan förvänta sig när de kommer till kontoret”, säger Jeff Smith, produktchef för Zoom Meetings, Spaces och Whiteboard. ”De vill inte komma hit bara för att få reda på att de inte kan sitta bredvid sina teammedlemmar eller att alla konferensrum är bokade.”

Medarbetarna kan använda Zooms reservering av arbetsplats för att boka ett skrivbord i förväg för en viss dag eller göra en återkommande reservering.Det går att anpassa reservering av arbetsplats till sin kontorslayout och ge medarbetarna möjlighet att se var andra sitter, så att de kan välja ett skrivbord nära sitt team eller vid kaffemaskinen om de föredrar det.Det går också att skapa olika kvarter i layouten så att det blir lättare för medarbetarna att sitta nära andra i sin avdelning.

AI-drivna smarta rekommendationer i reservering av arbetsplats föreslår den bästa platsen baserat på en medarbetares önskemål eller dagar då fler av personens teammedlemmar kommer att vara på plats.

Att driftsätta reservering av arbetsplats med Zoom-certifierade enheter som Neat Frame, Neat Pad eller Neat Board 50 gör det lättare att hitta en plats att arbeta på, med snabb bokning av flexibla platser som öppna ytor, huddle-rum och telefonhytter. Med en smidig bokningsupplevelse kan medarbetarna lägga mer tid på det som är viktigast för dem utrymmena som bäst passar deras behov.

Våra egna Zoomies använder reservering av arbetsplats för att planera i förväg och reservera det de behöver för att kunna arbeta bekvämt och vara produktiva, som arbetsstationer och konferensrum. De kan till och med hitta arbetsstationer med specialutrustning, som höj- och sänkbara skrivbord eller dubbla bildskärmar.

Men vad händer om en medarbetare ska träffa en kund och arbetsplatsteamet behöver information för att göra i ordning rummet? Det går att lägga till ett anpassat frågeformulär i reservering av arbetsplats, så att du kan fråga medarbetarna om de planerar att ta emot kunder, om de tänker stanna kvar på lunch eller gå tidigare, vilket förbereder kontorspersonalen. Detta hjälper teamet på arbetsplatsen att planera mer effektivt för sådant som matbeställningar och resursfördelning, så att medarbetarupplevelsen blir smidigare.

När medarbetarna kommer till kontoret kan digital skyltning hjälpa dem att hitta rätt, ge dem påminnelser och förmedla annan viktig information. Du kan ställa in digital skyltning till att visa allt slags innehåll som medarbetarna kan ha nytta av, till exempel kartor från reservering av arbetsplats och evenemangskalendrar, lunchmenyer och kontorsregler.

Då medarbetarna vill få ut mer av sina besök på kontoret ställs anläggningsteamen inför press att skapa en attraktiv hybridarbetsmiljö som är värd att pendla till. Det inkluderar teknik som fungerar lika bra som (eller bättre än) medarbetarnas hemmakontor, och arbetsplatser som främjar umgänge och samarbete kollegor emellan.

Om du är orolig för hur mycket dessa uppgraderingar kommer att kosta är du inte ensam.I en tid av ekonomisk osäkerhet försöker många företag att skära ned på sina utgifter. I en Deloitte-rapport från 2023 uppgav 54 % av finanschefer att deras CEO hade bett dem att fokusera på kostnadsbesparingar, och fastigheter och kontorslokaler är bland de största utgifterna för ett företag. 

Arbetsplatsteam måste hitta sätt att blåsa nytt liv i befintliga investeringar med hjälp av flexibla tekniklösningar som fungerar med den hårdvara som redan finns. 

Börja med att anpassa dina utrymmen utefter vad medarbetarna behöver idag – och ändra om utrymmen som inte längre används. Data kan hjälpa dig att förstå hur medarbetarna använder kontoret, så att du kan fatta välgrundade beslut.

Med reservering av arbetsplats och Zoom Rooms kan du till exempel se hur många skrivbord som reserveras och sedan utnyttjas varje dag samt vilka konferensrum som bokas oftast och vilka som sällan används. Med den här informationen kan du sänka kostnaderna genom att konsolidera din verksamhet på färre våningar och göra om rum som inte längre uppfyller medarbetarnas skiftande behov. 

Du kanske till exempel upptäcker att dina största konferensrum inte längre behövs eftersom de personliga mötena är mindre än förut. Du kan använda rumsavdelare för att dela upp utrymmet i mindre, informella samlingsytor. 

Många organisationer vill kunna använda video i ett större antal mindre utrymmen utan att det kostar en förmögenhet. Zoom Rooms gör att du kan förvandla vilket utrymme som helst till ett hybridmötesrum, med möjlighet att delta i ett Zoom-möte genom att bara trycka på en knapp. Du kan ofta använda den hårdvara som redan finns på plats eller välja från ett flexibelt ekosystem av hårdvara från våra partner för att snabbt och kostnadseffektivt installera Zoom Rooms. 

Och det krävs inga ytterligare resurser för att stödja dessa utrymmen – med Zoom Device Management kan du hantera rum och enheter på distans från en centraliserad adminportal.

Poly Lens, en Zoom-certifierad lösning från hårdvarupartnern HP Poly, är nu integrerad i Zoom Device Management för att leverera detaljerad rumsinformation och förbättra effektiviteten, leverera insikter och felsöka inbyggda Zoom Rooms. All denna information är tillgänglig genom Poly Lens-portalen. 

”När allt kommer omkring finns det inte bara ett optimalt sätt att inreda ett kontor på, eftersom det beror på dina medarbetare och vad de behöver för att samarbeta så effektivt som möjligt”, säger Jeff Smith. ”Flexibla lösningar är nyckeln här – att ha teknik som kan anpassas efter utrymmet och hur medarbetarna använder det.”

Varje organisation har sitt eget svar på frågan om vad hybridarbete är. För oss på Zoom innebär det att vissa medarbetare jobbar på distans och vissa efter ett hybridschema, med specifika dagar på kontoret. Vi ser inte bara kontoret som en fysisk plats, utan som en lockande destination för medarbetarna och en hubb av kreativitet och innovation som för samman Zoomies, både personligen och virtuellt.

Med rätt teknik kan ditt kontor bli en plats för samarbete, kommunikation och anslutning som är utformat efter dina medarbetares behov både nu och i framtiden.

Upptäck hur Zoom Rooms och arbetsplatslösningar kan hjälpa ditt team att skapa en effektiv och flexibel miljö för hybridarbete.

Redaktörens anmärkning: Det här inlägget publicerades i september 2023 och uppdaterades i januari 2025 med den senaste produktinformationen.