Cách xây dựng môi trường làm việc theo hình thức kết hợp tốt nhất với Zoom

Trong thời đại nơi đâu cũng có thể trở thành nơi làm việc, từ bàn ăn, tiệm cà phê, cho đến phòng khách sạn, hình dung của chúng ta về văn phòng giờ đã thay đổi. Văn phòng không phải là nơi cứng nhắc với những ngăn làm việc và phòng hội nghị truyền thống, nơi nhân viên cần có mặt làm việc 8 tiếng mỗi ngày, 5 ngày mỗi tuần. Mà văn phòng là môi trường làm việc theo hình thức kết hợp và linh hoạt, hỗ trợ cộng tác và kết nối.

Ngày càng có nhiều nhân viên quay trở lại văn phòng ở mức độ nào đó, nhưng đôi khi họ vẫn có thể linh hoạt làm việc từ xa. Trong báo cáo nghiên cứu năm 2024 do Zoom ủy quyền và Reworked Insights thực hiện, 64% lãnh đạo cho biết tổ chức của họ hiện đang triển khai mô hình kết hợp và 82% cho biết họ có kế hoạch nâng cao tính linh hoạt cho nơi làm việc trong hai năm tiếp theo.

Đối với nhiều nhân viên, cách tiếp cận linh hoạt này mang lại lợi ích tốt nhất từ cả 2 hình thức làm việc, nhưng mô hình làm việc kết hợp đặt ra thử thách cho các nhóm quản lý nơi làm việc và cơ sở. Suy cho cùng thì bạn cần tìm cách mang đến trải nghiệm tốt nhất cho toàn bộ nhân viên, dù họ ở văn phòng 5 ngày một tuần, làm việc tại nhà trong một nửa thời gian hoặc làm việc từ xa hoàn toàn. 

Tại Zoom, chúng tôi hiểu những khó khăn trong việc xây dựng một môi trường làm việc theo hình thức kết hợp hiệu quả vì chính chúng tôi đã phải đối mặt với khó khăn đó. Văn phòng của chúng tôi là một ví dụ thực tế cho thấy bất kỳ ai cũng có thể sử dụng công nghệ của chúng tôi để xây dựng một nơi làm việc theo hình thức kết hợp hiệu quả, qua đó thúc đẩy sự kết nối, cộng tác và tin tưởng giữa các nhóm phân tán. Đó là những trung tâm nơi chúng tôi tìm hiểu nhau, cùng nhau làm việc và sử dụng các sản phẩm do chúng tôi xây dựng để có thể cải thiện các sản phẩm đó. 

Thông qua việc đón nhận môi trường làm việc theo hình thức kết hợp, chúng tôi cộng tác với nhau để cải thiện công nghệ của mình, không ngừng sáng tạo và hỗ trợ khách hàng toàn cầu bằng các giải pháp giúp định hình trải nghiệm làm việc theo hình thức kết hợp.

Nếu bạn đang đối mặt với các thử thách thiết lập nơi làm việc theo hình thức kết hợp thành công, nơi thực sự hỗ trợ nhu cầu của nhân viên, thì chúng tôi có một số mẹo và chiến lược mà bạn có thể áp dụng dưới đây.

Làm việc từ xa có nhiều lợi ích, chẳng hạn như khả năng thu hút và tuyển dụng nhân tài giỏi nhất cho dù họ ở đâu, cũng như hỗ trợ đồng nghiệp có nhu cầu và khả năng khác nhau. Chúng tôi cũng hiểu lợi ích của việc trực tiếp làm việc cùng nhau: các cuộc hội thoại tự nhiên, hoạt động xây dựng đội nhóm và tương tác xã hội.

Công nghệ của chúng tôi mang mọi người lại gần nhau, bất kể họ đang làm việc ở đâu, thông qua tính năng trò chuyện nhóm, điện thoại, cuộc họp video, thư và lịch, bảng trắng, không gian làm việc trực tuyến và công cụ gắn kết nhân viên để hỗ trợ thúc đẩy sự kết nối giữa mọi người trong văn phòng và lực lượng lao động phân tán. 

Trong thế giới làm việc theo hình thức kết hợp mới này, chúng ta đang chứng kiến nhu cầu về các cuộc họp bình đẳng hơn, hòa nhập hơn. Nhân viên làm việc từ xa muốn có trải nghiệm không thua kém ai, muốn thấy mọi người trong phòng hội nghị hay tham gia vào cuộc hội thoại bên lề. Nhân viên làm việc tại văn phòng muốn tham gia cuộc họp nhanh chóng và dễ dàng giống như khi làm ở nhà. Họ muốn công nghệ hoạt động trơn tru mà không phải lo lắng về dây cáp và kết nối đòi hỏi phải có chuyên gia công nghệ nghe nhìn để giải quyết.

Chuyên viên quản lý khách hàng lĩnh vực y tế Ash Thornley-Davies, một người đang làm việc từ xa tại Zoom, cho hay: “Sống ở nông thôn nước Anh đồng nghĩa với việc khó có thể đến văn phòng tại London để họp nhóm trực tiếp. Trước đây, điều này mang đến cảm giác như thể mình không có giá trị — tôi chỉ tương đương với một mẩu ghi chú bên lề trên màn hình trong khi cuộc hội thoại lại diễn ra tại bàn”.

Zoom Rooms mang đến cho mọi người trải nghiệm cuộc họp theo hình thức kết hợp bình đẳng hơn, đơn giản hơn, bất kể họ đang tham gia từ đâu. Các nhóm tại nơi làm việc xây dựng văn phòng linh hoạt hơn sẽ đánh giá cao tính dễ dàng của việc đưa hoạt động cộng tác qua video HD vào bất cứ không gian nào, từ không gian hội ý nhỏ cho 2 hoặc 3 người, phòng họp ban giám đốc cho đến phòng thuyết trình. 

Đối với nhân viên làm việc tại văn phòng, việc đặt phòng và tham gia cuộc họp diễn ra đơn giản như sử dụng điện thoại hoặc máy tính xách tay vậy. 

Jeff Harling, trưởng bộ phận hỗ trợ kỹ thuật số, hiện làm việc ngoài văn phòng của Zoom tại Denver, cho biết: “Sự đơn giản là điều mang đến trải nghiệm tích cực như vậy. Chỉ cần nhấn nút, vậy là bạn đã sẵn sàng tham gia! Việc chia sẻ màn hình cũng dễ dàng. Tính dễ sử dụng rất hữu ích khi tôi họp với nhóm, bao gồm cả những người ngồi ngay cạnh tôi ở văn phòng và những người khác phân tán trên toàn cầu, tất cả vào cùng một thời điểm”.

Thẻ tên thông minh cho video là một trong những cải tiến mới nhất của Zoom Rooms, tận dụng AI để gắn tên cho những người trong video Phòng Zoom; ngoài ra, thẻ tên thông minh cho giọng nói có thể làm nổi bật người nói đang trong phòng. Tính năng này giúp những người tham gia khác dễ dàng biết được ai đang có mặt trong phòng và ai đang phát biểu.

Khi cả hai tính năng được bật, thẻ tên người đang nói có thể được sử dụng để cung cấp thông tin cho các tính năng liên quan đến cuộc họp như phụ đề, bản chép lời và tóm tắt cuộc họp. Việc bật tính năng này ở cấp tài khoản và khuyến khích nhân viên đăng ký thẻ tên thông minh tự động có thể giúp các cuộc họp trở nên hòa nhập hơn và hiệu quả hơn, cho phép nhận dạng từng người tham gia Zoom Rooms.

Với trình điều khiển thông minh của Zoom Rooms, nhân viên làm việc từ xa có thể nhìn thấy rõ hơn các đồng nghiệp làm việc tại văn phòng trong không gian lớn hơn, giúp tránh góc nhìn tụ lại ở một điểm không mong muốn, điều rất phổ biến ở phòng hội nghị. Trình điều khiển thông minh sử dụng nhiều camera và công nghệ AI nhằm xác định góc tốt nhất để hiển thị tối đa 16 người trong Phòng Zoom.

Ash chia sẻ: “Tôi có thể nhìn thấy mọi người và nét mặt chân thực của họ khi chúng tôi nói chuyện với nhau. Cuối cùng, điều này cũng đã giúp tôi cảm giác như mình đang ở trong phòng cùng với nhóm. Tôi có thể xa về mặt địa lý, nhưng tôi cũng đang ở đó tại văn phòng London”.

Các giải pháp từ đối tác phần cứng cũng có thể giúp thúc đẩy tính hòa nhập hơn. Logitech Sight, một giải pháp phần cứng được Zoom chứng nhận, giúp cải thiện phòng họp bằng cách ghép nối với camera trước phòng để mang lại trải nghiệm giống như webcam tại nhà. Với Smart Switching, hiện có trong bản beta công khai CollabOS 1.13, Sight sẽ tự động chuyển luồng camera giữa camera trước phòng và camera giữa bàn dựa trên hướng nhìn của người tham gia. 

Trải nghiệm theo hình thức kết hợp chất lượng cao là điều cần thiết cho các cuộc họp quan trọng nhất của bạn với các khách hàng hàng đầu và giám đốc điều hành cấp cao nhất. Việc có những cải tiến mới nhất được AI hỗ trợ như trình điều khiển thông minh và thẻ tên thông minh trong phòng họp ban giám đốc có thể tạo ra một cách họp chân thực, thu hút và linh động hơn, để có thể nhìn thấy và nhận ra rõ ràng tất cả các thành viên ban giám đốc và lãnh đạo.

Nhân viên muốn đến văn phòng một cách có chủ đích. Họ muốn sử dụng thời gian ở văn phòng cho các hoạt động sẽ có hiệu quả hơn khi thực hiện trực tiếp — gặp gỡ khách hàng, tổ chức các phiên lên ý tưởng, cộng tác thực hiện dự án hoặc tìm hiểu về nhóm trong bữa trưa. 

Nếu nhân viên mất công rời khỏi nhà, vật lộn với giao thông và tìm chỗ đỗ xe, họ muốn thời gian của họ được bỏ ra một cách đúng đắn mà không phải lo về mặt hậu cần.

Jeff Smith, trưởng bộ phận sản phẩm Zoom Meetings, Spaces và Whiteboard cho biết: “Nhân viên muốn hiểu rõ những gì đang chờ đón họ khi họ đến văn phòng. Họ không muốn đến đây chỉ để biết rằng họ không thể ngồi cạnh đồng nghiệp hoặc tất cả các phòng hội nghị đã được đặt chỗ hết rồi”.

Nhân viên có thể sử dụng tính năng Đặt trước không gian làm việc của Zoom để đặt trước bàn làm việc cho một ngày cụ thể hoặc đặt chỗ định kỳ. Bạn có thể tùy chỉnh tính năng Đặt trước không gian làm việc cho bố cục văn phòng của mình và cho phép nhân viên xem vị trí ngồi của những người khác, để họ có thể chọn bàn làm việc gần nhóm của mình hoặc gần máy pha cà phê nếu họ thích. Bạn cũng có thể tạo các khu lân cận trong bố cục của mình để mọi người dễ dàng ngồi gần những người khác trong phòng ban của mình hơn.

Các gợi ý thông minh được AI hỗ trợ của tính năng Đặt trước không gian làm việc có thể đề xuất chỗ ngồi tốt nhất dựa trên tùy chọn của nhân viên hoặc ngày sẽ có nhiều thành viên trong nhóm của họ đến văn phòng hơn.

Việc triển khai tính năng Đặt trước không gian làm việc với các thiết bị được Zoom chứng nhận như Neat Frame, Neat Pad hoặc Neat Board 50 sẽ nâng cao hiệu quả tìm kiếm không gian làm việc, tạo điều kiện đặt chỗ nhanh chóng cho các địa điểm linh hoạt như khu vực mở, phòng hội ý và buồng điện thoại. Với trải nghiệm đặt chỗ mượt mà, nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với họ trong không gian phù hợp nhất với nhu cầu của họ.

Nhân viên Zoom sử dụng tính năng Đặt trước không gian làm việc nhằm lên kế hoạch và đặt trước mọi thứ cần thiết, như trạm làm việc và phòng hội nghị, để có thể làm việc thoải mái và năng suất. Họ còn có thể tìm trạm làm việc có thiết bị đặc biệt như bàn có thể điều chỉnh chiều cao hoặc màn hình đôi.

Nhưng nếu một nhân viên sẽ gặp khách hàng và nhóm làm việc muốn có thông tin để bố trí phòng thì sao? Tính năng Đặt trước không gian làm việc cho phép bạn thêm một bảng câu hỏi tùy chỉnh để có thể hỏi nhân viên xem họ có dự định tiếp khách không, họ có ở lại ăn trưa hay về sớm không, qua đó giúp nhân viên văn phòng của bạn biết trước thông tin. Nhờ đó, nhóm làm việc của bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả hơn cho việc đặt đồ ăn, phân bổ nguồn lực, v.v., để có trải nghiệm nhân viên mượt mà hơn.

Khi nhân viên đến văn phòng, bảng điện tử có thể dẫn họ đến nơi cần đến, đưa ra lời nhắc thân thiện và truyền đạt thông tin quan trọng khác. Bạn có thể cài đặt bảng điện tử để hiển thị bất kỳ thông tin nào mà nhân viên sẽ thấy có ích, từ bản đồ Đặt trước không gian làm việc đến lịch sự kiện, thực đơn ăn trưa và quy tắc văn phòng.

Trước thực tế nhân viên mong muốn tận dụng hiệu quả hơn các lần đến văn phòng làm việc, các nhóm quản lý cơ sở chịu áp lực tạo ra môi trường làm việc theo hình thức kết hợp được yêu thích, đáng để họ bỏ thời gian đi lại. Điều này bao gồm công nghệ hoạt động hiệu quả bằng (hoặc hơn) không gian văn phòng tại nhà của nhân viên và các không gian làm việc hỗ trợ mong muốn giao lưu và cộng tác với đồng nghiệp.

Nếu bạn lo lắng về chi phí cho các bản nâng cấp này thì bạn không phải là người duy nhất. Trong giai đoạn bất ổn kinh tế này, nhiều công ty đang tìm cách cắt giảm chi tiêu. Theo báo cáo năm 2023 của Deloitte, 54% các lãnh đạo tài chính cho biết Giám đốc Điều hành của họ đang yêu cầu họ tập trung vào giảm chi phí, trong đó bất động sản và không gian văn phòng là hai trong số các hạng mục có chi phí lớn nhất đối với doanh nghiệp. 

Các nhóm quản lý nơi làm việc cần tìm cách để khai thác các khoản đầu tư hiện có, sử dụng giải pháp công nghệ linh hoạt tương thích với phần cứng của bạn. 

Bắt đầu bằng cách điều chỉnh không gian cho phù hợp với nhu cầu của nhân viên ngày nay và thiết kế lại các không gian không còn được sử dụng nữa. Dữ liệu giúp bạn hiểu cách nhân viên đang sử dụng văn phòng, nhờ đó bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt.

Ví dụ: tính năng Đặt trước không gian làm việc và Zoom Rooms cho phép bạn xem bao nhiêu bàn được đặt trước và xác nhận có mặt theo từng ngày, phòng hội nghị nào đang được đặt trước thường xuyên nhất và phòng nào hiếm khi được sử dụng. Thông tin này có thể giúp bạn cắt giảm chi phí bằng cách hợp nhất hoạt động vận hành trên diện tích nhỏ hơn và thiết kế lại các phòng không còn phục vụ nhu cầu luôn thay đổi của nhân viên nữa. 

Ví dụ: bạn có thể thấy không còn cần các phòng hội nghị lớn nhất nữa vì quy mô các cuộc họp trực tiếp nhỏ hơn trước đây. Bạn có thể dùng các vách ngăn để chia không gian thành nhiều khu vực tập trung thân mật nhỏ hơn. 

Nhiều tổ chức đang tìm cách sử dụng video trong nhiều không gian có diện tích nhỏ hơn mà không vượt quá ngân sách. Zoom Rooms cho phép bạn chuyển đổi mọi không gian thành phòng họp theo hình thức kết hợp với khả năng tham gia cuộc họp Zoom chỉ bằng một nút bấm. Bạn thường có thể sử dụng phần cứng đã có sẵn hoặc chọn một trong hệ sinh thái phần cứng linh hoạt từ các đối tác của chúng tôi để thiết lập Zoom Rooms nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. 

Và bạn không cần thêm tài nguyên để hỗ trợ những không gian này. Công cụ Quản lý thiết bị Zoom giúp bạn quản lý phòng và thiết bị từ xa thông qua cổng thông tin quản trị tập trung.

Poly Lens, một giải pháp được Zoom chứng nhận từ đối tác phần cứng HP Poly, nay đã tích hợp với công cụ Quản lý thiết bị Zoom để cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng phòng nhằm giúp cải thiện hiệu quả, cung cấp thông tin chi tiết và khắc phục sự cố cho Zoom Rooms gốc. Bạn có thể truy cập tất cả thông tin này qua cổng thông tin Poly Lens. 

Jeff Smith cho biết: “Sau cùng thì không có cách tối ưu duy nhất nào để thiết lập văn phòng, vì điều này phụ thuộc vào nhân viên và điều họ cần để cộng tác hiệu quả nhất. Các giải pháp linh hoạt là điều cốt yếu ở đây — áp dụng công nghệ thích nghi với không gian và cách nhân viên sử dụng công nghệ”.

Mỗi tổ chức sẽ có một câu trả lời khác nhau cho câu hỏi: “Làm việc theo hình thức kết hợp là gì?” Tại Zoom, điều đó có nghĩa là một số nhân viên làm việc từ xa và một số nhân viên làm việc theo lịch trình kết hợp, trong đó họ sẽ làm việc tại văn phòng vào một số ngày cụ thể. Chúng tôi coi văn phòng không chỉ là địa điểm vật lý mà còn là điểm đến thu hút nhân viên, một trung tâm sáng tạo và đổi mới, gắn kết mọi nhân viên Zoom với nhau theo cách trực tiếp và trực tuyến.

Với công nghệ phù hợp, văn phòng có thể là không gian hỗ trợ cộng tác, giao tiếp và kết nối, được thiết kế cho các nhu cầu hiện tại và trong tương lai của nhân viên.

Khám phá cách Zoom Rooms và giải pháp không gian làm việc có thể giúp nhóm bạn xây dựng môi trường làm việc theo hình thức kết hợp hiệu quả, linh hoạt.

Ghi chú của biên tập viên: Bài đăng này được xuất bản lần đầu vào tháng 9 năm 2023 và được cập nhật vào tháng 1 năm 2025 để bổ sung thông tin sản phẩm mới.