Hướng dẫn đầy đủ về ứng dụng giao tiếp nhóm

Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả trở nên đặc biệt quan trọng khi các nhóm ngày càng phân tán ở các văn phòng và vị trí làm việc từ xa, như không gian làm việc chung và văn phòng tại nhà. Đây là lúc các ứng dụng giao tiếp nhóm trở nên hữu ích. Dù là quản lý các nhóm làm việc từ xa hay điều phối dự án giữa các phòng ban, những công cụ này kết nối liền mạch giữa con người và công việc họ thực hiện cùng nhau. 

Trong hướng dẫn đầy đủ này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của việc lựa chọn ứng dụng giao tiếp nhóm cho các doanh nghiệp hiện đại, các tính năng chính cần cân nhắc và cách bộ ứng dụng của Zoom vượt trội trong việc hỗ trợ làm việc nhóm. 

Trong khi một số ứng dụng làm việc chỉ cung cấp một phương thức giao tiếp như nhắn tin tức thì, các ứng dụng giao tiếp nhóm cung cấp nhiều cách để các thành viên trong nhóm tương tác và giao tiếp trong một giải pháp, bao gồm nhắn tin, email, điện thoại, tin nhắn SMS nhóm, họp trực tuyến qua video, chia sẻ tệp và danh bạ toàn tổ chức.

Cùng nhau, các ứng dụng nhóm tạo điều kiện kết nối giữa các không gian làm việc và cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng, cập nhật và tệp dễ dàng. Thêm vào đó, khi các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp theo thời gian thực, họ có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng và đưa ra quyết định nhanh hơn. Tính tức thời này giúp loại bỏ tình trạng tắc nghẽn thường phát sinh do phản hồi chậm trễ, giúp các nhóm duy trì đà phát triển của dự án.

Trong môi trường làm việc phân tán, nơi các nhóm có thể ở nhiều múi giờ và địa điểm khác nhau, vai trò của các ứng dụng giao tiếp nhóm càng trở nên quan trọng hơn.Các ứng dụng nhóm của Zoom được thiết kế để hỗ trợ cộng tác tại văn phòng và từ xa, cho phép các nhóm duy trì mức độ tương tác cao bất kể vị trí và khoảng cách vật lý. 

Dù thông qua các cuộc gọi video đã lên lịch hay tin nhắn trò chuyện nhóm ngẫu hứng, các thành viên đều có thể kết nối và giao tiếp hiệu quả với Zoom, từ đó thúc đẩy văn hóa hợp tác và đổi mới. Đầu tư vào các ứng dụng nhóm tốt nhất giúp đảm bảo nhóm của bạn luôn kết nối và năng suất ở bất cứ đâu.

Để giúp nhóm của bạn luôn kết nối và năng suất, điều quan trọng là tìm kiếm các ứng dụng nhóm thân thiện với người dùng, dễ truy cập, an toàn và đáng tin cậy.

Giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng

Hãy tìm kiếm các giải pháp giao tiếp nhóm được thiết kế đơn giản, cho phép mọi người ở mọi trình độ kỹ thuật dễ dàng điều hướng giữa các ứng dụng khác nhau. Tại Zoom, chúng tôi tập trung vào khả năng sử dụng có nghĩa là nhóm của bạn có thể dành ít thời gian hơn cho việc xử lý các tính năng phức tạp và nhiều thời gian hơn để tham gia vào các cuộc trò chuyện có ý nghĩa.

Nền tảng tất cả trong một dễ tiếp cận

Một cân nhắc khác là khả năng truy cập tất cả các ứng dụng nhóm làm việc từ một nền tảng duy nhất. Ví dụ, Zoom kết hợp hội nghị video, nhắn tin, điện thoại, chia sẻ tệp và nhiều tính năng khác trong một nền tảng làm việc, tạo ra môi trường gắn kết giúp nâng cao năng suất. Khả năng truy cập của Zoom cũng mở rộng ra bên ngoài tổ chức của bạn, giúp các liên hệ trong và ngoài tổ chức dễ dàng giao tiếp bằng cùng một ứng dụng. 

Cách tiếp cận tất cả trong một này loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, tối ưu hóa quy trình làm việc và cho phép các nhóm tập trung vào làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. 

Tính năng bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Bảo mật thông tin liên lạc của bạn là ưu tiên số một. Hãy tìm kiếm các ứng dụng nhóm tích hợp các giao thức mã hóa tiên tiến, các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và cài đặt kiểm soát truy cập để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Cho dù bạn đang tổ chức một cuộc họp nhóm thường kỳ hay một cuộc gọi kinh doanh mới quan trọng, với Zoom, bạn có thể tin tưởng rằng dữ liệu của mình được bảo vệ bằng các tiêu chuẩn bảo mật hàng đầu trong ngành. Cam kết bảo mật này không chỉ thúc đẩy sự tin tưởng trong nhóm của bạn mà còn đảm bảo với khách hàng và đối tác rằng thông tin của họ được giữ an toàn.

Độ tin cậy và thời gian hoạt động của nền tảng

Khi bạn phụ thuộc vào các ứng dụng như hội nghị video, điện thoại và nhắn tin cho mọi việc từ họp hàng ngày đến gọi điện cho khách hàng, bất kỳ thời gian ngừng hoạt động nào cũng có thể gây ra tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh và làm tổn hại đến các mối quan hệ công việc. Độ tin cậy vượt trội của nền tảng Zoom và thời gian hoạt động Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) 99,999% cho điện thoại khiến Zoom trở thành nền tảng cho giao tiếp kinh doanh hiện đại, giúp các nhóm kết nối liền mạch mọi lúc cần thiết.

Các sản phẩm giao tiếp và cộng tác của Zoom hoạt động liền mạch với nhau trong ứng dụng Zoom Workplace, giúp các nhóm dễ dàng kết nối và hoàn thành nhiều việc hơn. Các nhóm có thể làm việc từ bất kỳ vị trí nào bằng cách đăng nhập vào ứng dụng Zoom Workplace dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động hoặc cổng thông tin web Zoom. Thêm vào đó, Zoom là nền tảng làm việc ưu tiên AI — Zoom AI Companion* 2.0 hiển thị thông tin quan trọng trên các ứng dụng Zoom, giúp bạn ưu tiên những gì quan trọng nhất và biến mọi tương tác thành hành động để giúp bạn nhanh chóng vượt qua ngày làm việc của mình.

Zoom Meetings: Giải pháp hội nghị video cho các cuộc họp ảo chất lượng cao theo thời gian thực. 

Zoom Phone: Hệ thống điện thoại Truyền giọng nói qua giao thức Internet hiện đại, dễ sử dụng dành cho các tổ chức ở mọi quy mô.

Zoom Team Chat: Ứng dụng nhắn tin tức thời để trò chuyện với cá nhân, nhóm, kênh và liên hệ bên ngoài.

Zoom Mail và Calendar: Kết nối tài khoản nhà cung cấp email của bên thứ ba với ứng dụng Zoom Workplace để bạn có thể sử dụng dịch vụ email và lịch hiện tại cùng với các ứng dụng nhóm làm việc khác ở một nơi.

Zoom Scheduler: Công cụ lập lịch hẹn trực tuyến giúp bạn dễ dàng chia sẻ lịch trình và đặt lịch hẹn với những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Phòng Zoom: Phòng Zoom cải thiện các cuộc họp trong phòng hội nghị bằng cách cho phép người tham gia trực tiếp và từ xa tương tác theo thời gian thực. Được tích hợp chặt chẽ vào ứng dụng Zoom Workplace, Phòng Zoom giúp bạn dễ dàng bắt đầu cuộc họp và chia sẻ tài liệu Zoom, bảng trắng và nội dung khác trên màn hình.

Ứng dụng năng suất: Ngoài các công cụ giao tiếp, Zoom còn cung cấp các giải pháp giúp ngày làm việc của bạn hiệu quả hơn bằng cách tiết kiệm thời gian, thúc đẩy sự sáng tạo và hợp lý hóa quy trình làm việc. Các ứng dụng này bao gồm Zoom Docs, Zoom Whiteboards, Zoom Clips, Zoom Surveys và Zoom Tasks. 

Zoom App Marketplace: Khám phá hàng nghìn Ứng dụng và Thành phần tích hợp của Zoom sàng sử dụng để mở rộng sức mạnh của Zoom Workplace.

Hãy xem những câu chuyện thành công về cách khách hàng sử dụng kết hợp các ứng dụng Zoom Workplace để giúp các nhóm giao tiếp và hoàn thành công việc trong suốt ngày.

Lake|Flato Architects tiết kiệm 100 giờ mỗi tuần bằng cách hợp nhất trên Zoom Workplace

Lake|Flato Architects đã triển khai bộ sản phẩm Zoom toàn diện để hỗ trợ lực lượng lao động kết hợp của mình, với các giải pháp hoạt động cùng nhau một cách mượt mà. Công ty đã chuyển đổi tất cả các phòng hội nghị thành Phòng Zoom với màn hình kép — một màn hình để chia sẻ nội dung và một màn hình dành riêng để hiển thị người tham gia từ xa, giúp mọi người cảm thấy được tham gia bình đẳng bất kể họ ở đâu. "Khi chúng tôi trình chiếu mô hình phân tích năng lượng hoặc sơ đồ mặt bằng lên màn hình, tất cả mọi người trong phòng đều có thể quan sát dễ dàng vì màn hình được đặt ngay trước mặt. Nhưng quan trọng hơn, những người tham gia từ xa luôn hiện diện trên màn hình thứ hai được chỉ định riêng," Dan Stine, Giám đốc Công nghệ Thiết kế tại Lake|Flato chia sẻ."

Nhóm sử dụng Zoom Whiteboard hàng ngày để thuyết trình với khách hàng và cộng tác với các chuyên gia tư vấn, sử dụng các tính năng như bỏ phiếu, ghi chú và phác thảo, đồng thời sử dụng các chức năng của AI Companion để hỗ trợ chuẩn bị thuyết trình. Họ đã tích hợp Zoom Phone để giao tiếp thuận tiện hơn, tự động ngăn chặn cuộc gọi trong các cuộc họp và cung cấp bản chép lời thư thoại hữu ích để phân loại nhanh. Ngoài ra, công ty sử dụng AI Companion để tăng năng suất thông qua các bản tóm tắt cuộc họp tự động và chức năng "cập nhật cho tôi", giúp các thành viên trong nhóm tiết kiệm tới tám giờ mỗi tuần cho các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp. Đọc nghiên cứu điển hình.

TOX PRESSOTECHNIK tăng cường hiệu suất toàn cầu với Zoom

TOX PRESSOTECHNIK, một công ty sản xuất hàng đầu toàn cầu với 1.500 nhân viên tại 40 quốc gia, đã chuyển đổi hệ thống truyền thông phân mảnh của mình bằng cách triển khai Zoom Workplace làm giải pháp thống nhất. Công ty sử dụng nhiều sản phẩm Zoom, trong đó Zoom Phone đóng vai trò là hệ thống điện thoại đám mây chính tích hợp liền mạch với nền tảng Salesforce, cho phép nhân viên thực hiện cuộc gọi, ghi lại cuộc trò chuyện và quản lý thông tin khách hàng tại một nơi. 

Cùng với Zoom Phone, họ sử dụng Zoom Meetings, Team Chat và Zoom Whiteboard để cho phép cộng tác theo thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm. Nền tảng làm việc tất cả trong một của Zoom đã cải thiện đáng kể khả năng cộng tác toàn cầu, với việc nhân viên TOX có thể dễ dàng tiếp cận đồng nghiệp hơn, thời gian phối hợp ngắn hơn và lập kế hoạch cuộc họp hiệu quả hơn, đặc biệt là đối với các nhóm làm việc xuyên biên giới quốc gia. Đọc nghiên cứu điển hình.